65% работников не хотят потратить полчаса на планирование рабочего дня. Но при этом они потратят 3 часа на мелкие и практически бесполезные задачки.
Тайм-менеджмент – это как занятия в спортзале. Нагрузки нужно увеличивать постепенно, но регулярно. А главное – начать. Не дожидаясь понедельника, первого числа и знака свыше.
Прямо сейчас.
Давайте попробуем?
Этап I. «Жёсткие» и «гибкие»
Сядьте поудобнее, возьмите листок с ручкой и разделите завтрашние дела на 2 категории:
(1) «Жёсткие» – у которых есть строгая привязка к времени. Например, встреча в 13:00 или планёрка в 09:00.
(2) «Гибкие» – которые нужно выполнить к конкретному сроку. Например, дедлайн к 16:30 или отчёт к среде. Не указывайте в «гибких» задачах время.
Теперь вы можете увидеть, что между «жёсткими» делами остались промежутки времени, в которые вы и сможете заняться «гибкими» заданиями. Не забудьте включить в список пункт «Планирование на завтра». Уже на этом этапе тайм-менеджмент приносит плоды: вы получаете уверенность в запланированном, эффективном завтрашнем дне.
Лучше отводить на «жёсткие» задачи не больше 40-50% рабочего времени.
Чем более «гибкий» ваш день, тем лучше
Конечно, жизнь вносит в планы свои коррективы. Поэтому не переживайте, если что-то пошло не по плану. Попробуйте адаптироваться и внесите изменения в распорядок. Помните: в любой ситуации вы – хозяин ситуации, а не её заложник.
Этап II. Расставляем приоритеты
На I этапе вы расставляли «гибкие» дела довольно хаотично. Теперь расставим их в порядке приоритетности. При этом больше ориентируйтесь не на крайние сроки, а на фактор важности. Например, если несрочная поставка товара старому-доброму клиенту может подождать день-два, то налоговая или генеральный директор ждать не будут.
Итак, расставьте между «жёсткими» делами «гибкие», но теперь более важные – на утро, а менее важные – на вечер. Готово! Перед вами – чётко спланированный график вашего эффективного рабочего дня.
Детально – не значит поминутно. Просто расставьте акценты – с чего начать и чем закончить.
Заключение. Как всё успеть?
Многие, не успев проникнуться всей прелестью тайм-менеджмента, бросают его, ибо банально ничего не успевают. Давайте не будем повторять их ошибки и возьмём на заметку 3 правила:
Не усложняйте
Некоторые так увлекаются планированием, что оно у них занимает больше половины времени. Простая система даёт результат – и отлично.
Отдыхайте
Даже автоматы сгорают от перенапряжения, а человеческий организм – явление намного более хрупкое и уязвимое. Бессмысленно долго работать без перерыва, поскольку эффективность работы в режиме «нон-стоп» постепенно сводится на «нет». Найдите свой собственный баланс труда и отдыха.
Не берите на себя слишком много
Огромное количество задач – это стрессы и конфликты, которые, в свою очередь, снижают работоспособность, да и вообще явления не из приятных.
Что можно сделать, если дел накопилось слишком много, и всё срочно:
- Попросите о помощи. Лучше смиренно обратиться к ближнему, нежели гордо перерабатывать три часа.
- Используйте правило 80/20. Из 8 часов рабочего дня потратьте 6,5 часов на первостепенные задачи и 1,5 – на всё остальное.
И ещё. Получайте удовольствие от того, что делаете. Пожалуй, это самое главное.