65% працівників не хочуть витратити півгодини на планування робочого дня. Але при цьому вони витратять 3 години на дрібні і практично даремні завдання.

Тайм-менеджмент – це як заняття в спортзалі. Навантаження потрібно збільшувати поступово, але регулярно. А головне – почати. Не чекаючи понеділка, першого числа і знаку згори.

Прямо зараз.

Давайте спробуємо?

Етап I. «Жорсткі» і «гнучкі»

Сядьте зручніше, візьміть папірець з ручкою і розділіть завтрашні справи на 2 категорії:

(1) «Жорсткі» – у яких є сувора прив’язка до часу. Наприклад, зустріч о 13:00 або планерка о 09:00.

(2) «Гнучкі» – які потрібно виконати до конкретного терміну. Наприклад, дедлайн до 16:30 або звіт до середи. Не вказуйте в «гнучких» завданнях час.

Тепер ви можете побачити, що між «жорсткими» справами залишилися проміжки часу, в які ви і зможете зайнятися «гнучкими» завданнями. Обов’язково включіть в список пункт «Планування на завтра». Уже на цьому етапі тайм-менеджмент приносить плоди: ви отримуєте впевненість в запланованому, ефективному завтрашньому дні.

Краще відводити на «жорсткі» завдання не більш 40-50% робочого часу.

Чим більш «гнучкий» ваш день, тим краще.

Звичайно, життя вносить в плани свої корективи. Тому не переживайте, якщо щось пішло не за планом. Спробуйте адаптуватися і додайте зміни в розпорядок. Пам’ятайте: у будь-якій ситуації ви – господар ситуації, а не її заручник.

Етап II. Розставляємо пріоритети

На I етапі ви розставляли «гнучкі» справи досить хаотично. Тепер розставимо їх в порядку пріоритетності. При цьому більше орієнтуйтеся не на крайні терміни, а на фактор важливості. Наприклад, якщо нетермінова поставка товару старому-доброму клієнту може почекати день-два, то податкова або генеральний директор чекати не будуть.

Отже, впишіть між «жорсткими» справами «гнучкі», але тепер більш важливі – на ранок, а менш важливі – на вечір. Готово! Перед вами – чітко спланований графік вашого ефективного робочого дня.

Детально – не означає щохвилини. Просто додайте акценти – з чого почати і чим закінчити.

Висновок. Як все встигнути?

Багато хто, не встигнувши перейнятися всією красою тайм-менеджменту, кидають його, бо банально нічого не встигають. Давайте не будемо повторювати їх помилки і візьмемо на замітку 3 правила:

Не ускладнюйте

Деякі так захоплюються плануванням, що воно у них займає більше половини часу. Проста система дає результат – і відмінно.

Відпочивайте

Навіть автомати згорають від перенапруги, а людський організм – явище набагато більш крихке і вразливе. Безглуздо довго працювати без перерви, оскільки ефективність роботи в режимі «нон-стоп» поступово зводиться на «ні». Знайдіть свій власний баланс праці і відпочинку.

Не беріть на себе занадто багато

Величезна кількість завдань – це стреси і конфлікти, які, в свою чергу, знижують працездатність, та й взагалі явища не з приємних.

Що можна зробити, якщо справ накопичилося занадто багато, і все терміново:

• Попросіть про допомогу. Краще смиренно звернутися до ближнього, ніж гордо переробляти три години.
• Використовуйте правило 80/20. З 8 годин робочого дня витратьте 6,5 годин на першорядні завдання і 1,5 – на все інше.

І ще. Отримуйте задоволення від того, що робите. Мабуть, це найголовніше.